テレワークのメリットを最大化し、デメリット対策にもなるシステムやツールが多数リリースされています。その分野はリモート会議やチャット、オンライン商談、クラウドPBXなどさまざまです。
本記事では、テレワークに欠かせないシステム・ツールの比較やテレワークのメリット・デメリット等をまとめて紹介します。
進化するテレワーク
テレワークの推進は時代の要請
オフィスから離れて場所の制限を受けずに仕事をするテレワーク（tele + work）は、これまでの職場のイメージを大きく変える働き方です。勤務スタイルをどのように改革するかは、第一に各企業の問題だといえます。とはいえ、日本政府においては2016年にテレワークの関係府省連絡会議を開催するなど、テレワークの推進に取り組んでいる状況です。価値観が多様化し、働き方改革が叫ばれている社会において、テレワークの推進は時代の要請でもあるといえるでしょう。
テレワークの実施内容はさまざま
テレワークの導入・実施内容は企業によってさまざまです。一定期間を設定して、その間は一切出社しないパターンもあれば、週に2～3日を在宅勤務日とするパターンもあります。また、テレワークの対象とする拠点や人員、業務の選択は各企業の裁量次第です。テレワークに使用するシステムや勤務条件などもケースバイケースで決められます。
出社にこだわらないこと以外に、テレワークの決まりがあるわけではないため、取り組みへのハードルはそこまで高いとはいえないでしょう。たとえば、終日ではなく半日のテレワーク（いわゆるテレハーフ）も行われるなど、各企業や従業員の状況に適した運用が行われています。
テレワークは仕事場所に応じたシステムを活用する
テレワークの内容自体は自由度が高いものの、単に会社以外の場所で仕事をするだけでは効率的な運用が難しいといえます。ノートPCやスマートフォンを通してICT（Information and Communication Technology）などの活用と、通信速度やデータ通信容量なども問題のない安定した通信回線が必要です。また、その通信も企業の情報を考慮し、安全な送受信を行える環境でなければなりません。テレワークは企業の課題を踏まえ、働く場所や内容に応じて使い勝手の良いシステムが選ばれています。
テレワークに欠かせないシステム・ツールの種類
リモート会議システム
テレワークの実施において必須のシステムとなりつつあるのがリモート会議システムです。社員同士や関係者が顔を合わせる機会が少ないテレワークでは、リモート会議システムを活用することで距離感を縮められ、その場にいる場合と同様の会話が可能となります。会議のために全員が同じ場所に集まる必要がなく、移動の時間も経費もかかりません。
リモート会議システムには、大きく分けてテレビ会議システムとWeb会議システムの2種類があります。テレビ会議システムは専用の機器と回線を使用する会議システムで、高品質と安全性の高さが魅力です。拠点間をつなぐ大人数の会議に向いています。それなりのコストがかかる点と、一般的にはテレビ会議システムが設置してある拠点にいなければ参加できない点に注意が必要です。
Web会議システムは通常業務に使用しているパソコンやスマートフォンがあれば使えます。テレビ会議システムほど高品質ではないものの、コストが抑えられる点に加え、場所を選ばず使える点が大きなメリットです。手軽に導入できるため、多くの企業で採用されています。
チャットツール
リモート会議システムよりも手軽にコミュニケーションをとれるツールとして定着しているのがチャットツールです。パソコンやスマートフォンなどの端末があれば、場所を選ばずリアルタイムのコミュニケーションができます。基本的に文字でのやり取りとなるため、会議のように見た目を気にする必要もありません。また、ビデオ通話が可能なツールもあります。
チャットツールには多くの製品・サービスがあり、機能面での特色もいろいろです。既読機能や添付ファイルの送受信、コンタクト管理、ビデオチャットといった機能の中から必要な機能を備えたツールを選ぶことができます。
リモートアクセスツール
リモートアクセスツールは、テレワークに立ちはだかる大きな問題を解決するために役立つツールです。リモートアクセスツールを使うことで、テレワーク環境に居ながらにして、社内で操作する場合と同様にシステムを利用できます。
テレワークで懸念される問題点のひとつが情報漏洩です。情報の管理に神経をとがらせている現代の企業では、社外秘のデータを自宅に持ち帰ってテレワークするというわけにはいきません。リモートアクセスツールを使わずに利用できる社内システムやデータはありますが、すべてのシステムやデータにアクセスすることは困難といえます。こうした背景もあって重要度が高まっているのがリモートアクセスツールです。
リモートアクセスツールには、社内パソコンの画面を見る遠隔画面転送タイプと従来型のネット接続でサーバーにアクセスするタイプ、セキュアブラウザを利用するタイプなどがあります。
オンライン商談システム
オンライン商談システムは、その名の通り、オンライン上で商談を実現するシステムで、客先への訪問が出来ない場合などに活用されます。オンライン商談システムに期待されるメリットはスピード対応と営業効率アップ、外出に伴う経費の削減です。
オンライン商談システムには、ビデオ通話の録音・録画やオンラインでの名刺交換、資料を見る画面の共有、さらにはカンペの表示など、オンラインならではの営業活動を促進するさまざまな機能が用意されています。スピード感や来客対応を考えると、どうしても対面でなければならないケースを除いて、オンライン商談システムは顧客にもメリットが大きいシステムだといえるでしょう。
その他のシステム・ツール
上記以外にもさまざまなテレワークに役立つシステムがあります。ガラケーによるGPS打刻対応など、出社していない従業員の就業状況の把握を容易にする勤怠管理システムや、外出先のスマートフォンを内線電話端末として活用できるクラウドPBXサービス、出社しているような雰囲気で仕事を加速させられるバーチャルオフィスツールなどです。
また、各種システムの利用に適したカメラやマイク、通信回線等も忘れてはならないツールとなっています。
リモート会議システム4選
V-CUBE ミーティング
V-CUBE ミーティングはHD対応の高品質なクラウド型Web会議サービスです。一般にWeb会議システムはテレビ会議システムに比べて品質が劣るといわれていますが、V-CUBE ミーティングは画質・音質とも高いレベルを実現しています。V-CUBE ミーティング のブラウザ版なら、専用アプリケーション不要でブラウザからミーティングに参加可能です。
V-CUBE ミーティングはMicrosoft 365に連携しており、Microsoft 365のアカウントをログインに使えるシングルサインオンに対応しています。また、予約同期による業務効率のアップも可能です。
V-CUBE ミーティングの導入企業の中にはコストを半減させることに成功した事例もあります。
Google Meet
Google Meetは、いつでも無料で利用可能なリモートビデオ会議に使えるシステムです。会議の参加人数は100人までで、1対1の会議の長さは最長24時間、3人以上の場合は最長1時間の会議ができます。
有料のGoogle Workspace Individualで利用すれば、3人以上の場合でも最長24時間の会議が可能です。また、参加用電話番号に対応するなど機能もアップします。さらに、Google Workspace Enterpriseでの利用なら、500人を上限とする会議を最大10万人にライブ配信可能です。
Google Meet はブラウザで利用でき、アプリを使えばモバイル利用が簡単にできます。
Zoomミーティング
Zoomミーティングは最大1,000人が参加できるビデオミーティングシステムです。画面上に表示できる人数は49人にも上ります。画面上に共同で注釈を入れることができるなど、その場にいるような高密度のミーティングが実現可能です。また、チャットを利用中に必要性を感じたら、簡単にミーティングへ移行できます。レコーディングや文字起こしもできるため、ミーティングそのものに集中できる点もメリットのひとつです。
無料版は参加者100人までで、3デバイス以上接続している場合は40分の利用時間制限があります。Zoomミーティングでは、環境に応じて高品質な音声を利用できるオプションパッケージを用意しています。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは無料版で最大100人、最長60分の会議が可能なビジネスアプリです。メールアドレスがあればサインアップできます。3種類ある有料版なら最大300人、最長30時間の会議が可能です。
データは暗号化で守られており、会議の前後を通じて共有されたファイルとチャットの内容をいつでも確認できます。上位の2プランはレコーディングと文字起こしが可能です。また、Microsoft 365とのシングルサインオンに対応しており、多要素認証によるセキュリティレベルの強化も特徴となっています。
チャットツール3選
Chatwork
Chatworkはグループチャットの定番サービスといえる存在になっており、社内外の相手とのビジネスチャットに広く活用されているツールです。ブラウザでもアプリでも利用できます。重要なメッセージの見逃し対策や、何かのリアクションを求める目的でタスクを送ることができ、ビデオ通話も利用可能です。
ストレージが5GBで無料のフリープランはメンバー100人まで利用でき、1対1のビデオ通話も使えます。ただし、累計グループチャット数が1ユーザーあたり7つまでとなっているため、さまざまなグループを作っている場合には有料のビジネスプラン、エンタープライズプランがおすすめとなります。有料プランは複数人でのビデオ通話が可能です。
LINE WORKS
LINE WORKSは、国内で高い普及率のプライベートツールであるLINEをビジネス向けに発展させた、アプリでもブラウザでも使えるチャットツールです。LINEでお馴染みの既読機能を備えている点が大きな特徴といえるでしょう。LINEとは異なり、メンバーは管理者が登録します。
LINE WORKSにはチャットやビデオ通話以外にも、カレンダーや掲示板、アドレス帳などの機能があり、アンケートの作成実施も可能です。
無料のフリープランは共有ストレージが5GBとなっており、不足するユーザーには3種類の有料プランが用意されています。上位2プランはメール機能とドライブ機能付きです。
Slack
Slackはビジネスで使うメッセージングアプリです。Slackでは目的に応じてチャンネルを作成します。1個のチャンネルに関係する情報とチームメンバーが集まることでコミュニケーションを円滑にし、業務の生産性向上に役立ちます。絵文字を使った投票（アンケート）の作成が可能です。
Slackは規模に応じて業務に使えるアプリで、ファイルストレージが5GBのフリープランでもチャンネルは無制限に設定できます。有料プランは3つあり、ストレージ容量や管理機能、セキュリティ機能などが主な違いです。
リモートアクセスツール2選
CACHATTO
CACHATTOはITトレンド Good Product等で高い評価を受けているリモートアクセスサービスです。CACHATTOはサーバーを構築して利用します。CACHATTサーバーはオンプレミスでもクラウドでも設置可能です。
社内の業務システムにあるデータを、携帯電話やスマートフォン、タブレット、パソコンからアプリで手軽に利用できます。利用後のデータを端末に残さずセキュリティ面も安心です。全機能を1ヶ月間試せるデモサイトが用意されており、実環境でのデモ使用にも対応しています。
RemoteView
RemoteViewは既存のブラウザから遠隔操作できるWebビューア型のリモートアクセスツールです。ソフトウェアのインストールが不要で、リモートコントロール開始までの時間はわずか3秒となっています。RemoteViewの接続先は仮想サーバーで、セキュリティ面でも安心です。テレワークが難しかった人事や経理など管理部門の在宅勤務推進にも役立っています。
RemoteViewのプランにはStandardとEnterpriseがあり、Standardは個人や小規模オフィスでも気軽に利用可能です。
オンライン商談システム2選
ベルフェイス
ベルフェイスは国内トップクラスのシェアを誇るオンライン営業システムです。その名が示すように、電話を使っているため、相手の環境に左右されず商談を進められます。電話中に資料を共有したい場合、相手がスマートフォンならSMSで案内を送り、パソコンやタブレットなら自社サイトを検索してもらうなど、わずかな手順を踏むだけで簡単に接続可能です。
ベルフェイスのレコログ機能を使って録画・文字起こしをすれば、商談内容の確認や振り返りができます。直接的な指導が難しいテレワーク下でも、録音録画機能 (レコログ)を活用した営業の育成が可能です。デジタル名刺には自己紹介機能があり、担当者が自分を売り込むツールとして活用できます。
必要となる料金は初期費用と使用するID数によって決まる月額料金です。
SHOWBY
SHOWBYは幅広い業種で使えるクラウド型のWeb商談ツールです。SHOWBYの独自機能のひとつにバーチャルエントランスがあります。顧客が自社を訪ねてくるイメージで用意されたバーチャルのエントランスです。電話中でも、まるでオフィスの商談室に案内するかのように、わずか3秒で画面共有ができます。発番接続だけでなく招待状接続も可能です。
また、ゲストもカメラを使えて、Sansan、Eightの利用があれば名刺交換も可能です。ログ管理によってテレワーク中の活動状況を上司が確認できます。
個人には1回5分以上の商談を月間20回まで行える無料版が用意されていますが、企業や組織が導入する場合に選択するのはフルスペックで使える有料の通常版です。初期費用はなく月額制となっており、1人当たりで決まるユーザー課金タイプと部屋数で決まるルーム課金タイプがあります。
その他のシステム・ツール4選
KING OF TIME（勤怠管理システム）
KING OF TIMEはテレワーク下で出社しない従業員の上番下番の時刻の管理など、難しい面がある勤怠管理をサポートするシステムです。各自がWebブラウザで打刻するMyレコーダーや携帯電話・スマートフォンを使ったGPS打刻など、テレワークでも問題なく管理できます。テレワーク下ではないときの勤怠管理システムとしても強力な機能をもつシステムです。
KING OF TIMEにはサポート専門部署があり、安心して導入できます。利用料金は初期費用も固定費用もなく、1人当たり料金に利用人数を掛けたものが月額料金です。30日間の無料体験があります。
U-CUBE VOICE（クラウドPBXサービス）
U-CUBE VOICEは独自のシステムで高音質を提供するクラウドPBXサービスです。スマートフォンを内線端末として利用できるため、外出先やテレワーク下でも社内の電話と同じように利用できます。U-CUBE VOICEは03や06などの0AB〜J番号を使った発信が可能です。また、既存PBXとの共存が可能で、リプレイス時期を合わせる必要がなく、導入時期を選びません。
手軽に通話アプリケーションの開発ができるpluscomm（クラウド電話APIサービス）との連携で、コールバックの自動受付やあふれ呼対応など、より利便性の高い電話環境が構築可能です。
Sococo（バーチャルオフィスツール）
Sococoは、自宅やサテライトオフィスに居ながらにして社内にいるかのような存在感を生み出せるとともに、他のスタッフの状況を把握できるオールインワンコミュニケーションツールです。バーチャルオフィスではアバターが勤務しています。200以上もある豊富なレイアウトから好みのオフィス環境を選択可能です。会議には社外ゲストの参加も可能となっています。
最大3週間の無料トライアルの利用が可能です。
Google drive（オンラインストレージ）
Google driveは幅広い層に活用されており、実績のあるオンラインストレージです。デバイスに応じてダウンロードできるドライブが用意されています。
Google driveはクラウドネイティブな環境のため、ファイル作成と保存、共有が簡単にでき、オフラインアクセスも可能です。暗号化されたアクセスや予防的なスキャン、ローカルドライブに保存の必要がないファイルなど、Google driveはセキュリティ面でも安心できます。
Google driveには個人向け、チーム向けがあり、Google driveを含むビジネス向けのGoogle Workspaceは無料試用が可能です。
必要機材・通信回線
テレワークを行うには、多くの場合でオンライン会議用のカメラやマイク、スマートフォンやモバイルパソコンなどの機材が必要です。マイクやカメラはパソコンに装備されているケースもありますが、使い勝手や品質にはばらつきがあるため、試してみて不満が残るようなら別途用意も考えます。通信回線は光回線や4G・5Gの使い放題プランのように定額制が望ましいでしょう。
テレワークのメリット
働き方改革に対応できる
テレワークの大きなメリットは、通勤による時間的・肉体的・精神的疲労を回避でき、ワークライフバランスを考慮した多様な働き方にも対応できる点です。企業側にとっては、時代の要請でもある働き方改革に対応できる点が大きなメリットといえます。また、結果的に従業員のニーズとのマッチング幅が広がることによる人材確保効果も見逃せません。
非常事態の事業継続性を図れる
テレワークを実施することで、大規模災害などが生じてオフィスへの出勤が困難となった場合の備えになる点もメリットのひとつです。自宅やサテライトオフィスで仕事ができれば、事業の継続性を図れます。
経費の節減になる
企業としては、出勤や営業のための移動交通費やオフィス稼働の経費を節減できる点もテレワーク導入のメリットとなります。ただし、実施内容やテレワーク環境整備に投じる費用によってはコストアップとなる場合がある点に注意が必要です。
テレワークのデメリット
情報漏洩のリスクが大きくなる
テレワークには社外へ持ち出す情報の漏洩リスクが高くなるデメリットがあります。その対策のひとつがリモートアクセスツールの活用です。紙ベースの資料を持ち出すようなことがあれば別ですが、パソコン利用ならリスクを小さく抑えることができます。
コミュニケーションがとりにくくなる
テレワークにはスタッフ、メンバーの距離が離れていることによるコミュニケーションの難しさがあります。お互いの様子が分かりにくいため連絡をためらうなど情報共有がしにくい状況も珍しくありません。この問題はバーチャルオフィスツールなど各種テレワークシステムを活用することで解決に近付きます。
ONとOFFの境界が曖昧になる
在宅勤務の場合は家族や近所の関係で集中力を持続できないケースや、上司の目が届かないことから手を抜いてしまうなど、ONとOFFの境界が曖昧になるデメリットがあります。企業側から見た場合は就業状況が把握しにくく、マネジメントがしにくい状態です。これらの問題を解決する方法として、勤怠管理システムやオンライン商談システムの有効活用が望まれます。
テレワークシステムは業務の範囲を見極めて選ぼう
テレワークに役立つおすすめのシステムにはさまざまな種類があり、どのシステムもあれば便利です。しかし、自社のテレワーク運営に必要かどうかは実施状況によるでしょう。
費用対効果も踏まえてテレワークシステムを有効活用するためには、業務の範囲から見て必要な機能を一覧にするなど、的確に選ぶことが重要です。
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